Contabilidad digital
¿Cómo digitalizar la transacción, el contrato o el riesgo en sus inicios?
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Por Samuel Mantilla - Contabilidad digital. ¿Cómo digitalizar la transacción, el contrato o el riesgo en sus inicios?
En el presente (mayo de 2024) no hay un entendimiento uniforme y aceptado respecto de qué se entiende por contabilidad digital [digital accounting], si bien debe reconocerse hay esfuerzos importantes orientados a la profundización de su conceptualización (teoría) e implementación (práctica). Se reconoce que es uno de los procesos transformadores de la manera como los negocios operan y administran sus finanzas.
La idea subyacente es que todo el proceso de la contabilidad, desde su inicio en la captura y clasificación [en lenguaje IFRS: preparación] de los datos hasta sus etapas finales de presentación de los reportes financieros [financial reporting], análisis y valoración para la toma de decisiones, pasando por los subprocesos de medición, sea realizado digitalmente. No necesariamente implica que sea automatizado, pero hacia allá se orienta.
Hay disponibles muy buenas y eficientes tecnologías para los subprocesos intermedios relacionados con el procesamiento de los datos (ERP y similares) y los subprocesos finales asociados con la presentación de reportes financieros (XBRL, principalmente) y su análisis.
Pero hay muchas dificultades relacionadas con los subprocesos iniciales de captura y clasificación de los datos.
Prácticamente todos los documentos, publicados, que se refieren a la contabilidad digital, señalan que, digitalizadas la facturación y demás etapas iniciales, el proceso fluye sin problemas porque hay la tecnología disponible.
Cómo digitalizar la transacción, el contrato o el riesgo en sus inicios y clasificarlo en la forma debida tal y como lo requieren las regulaciones de la contabilidad, es un área que todavía necesita desarrollos significativos, porque en gran parte se realiza en forma manual.
A ese vacío es que hizo referencia John Hughes en su reciente artículo que muestra la lentitud de los desarrollos en la presentación de reportes financieros digitales y los asombrosos desarrollos en ChatGPT, por ejemplo. Lograda la digitalización de esto, los demás subprocesos de la contabilidad digital avanzan a pasos acelerados.
Algunas empresas ‘de vanguardia’ han avanzado en esto, por ejemplo, cuando uno adquiere una suscripción de Netflix y casi al instante le llega el comprobante de pago y la factura. Pero incorporar esto en la contabilidad de la empresa que compra la suscripción no siempre se puede hacer automáticamente y es necesario recurrir a procesos manuales. Igual ocurre con las compras en plataformas (Amazon, Microsoft, etc.).
¿Qué es contabilidad digital?
Vinnie Fisher, en su artículo que publicó el 7 de octubre de 2020 en Fully Accountable, con el título de What is Digital Accounting?, ofrece una excelente definición que resume lo anterior:
“La contabilidad digital se refiere a la creación, representación, y transferencia de información financiera en un formato electrónico. En lugar de usar papel, todas las transacciones de contabilidad son realizadas en un entorno electrónico. Este concepto surgió de la necesidad de establecer un sistema tributario más eficiente”. [Traducción de SAMantilla]
El lector podrá observar que, si bien la intención de la contabilidad es que cubra todo el proceso, las implementaciones prácticas están sesgadas hacia la presentación de reportes financieros [Financial reporting] y particularmente la gestión tributaria, de seguridad social y laboral [Digital Bookkeeping System Tax, Social Security, and Labor].
Casi todos los artículos publicados tienen prácticamente los mismos contenidos y orientación:
Así, por ejemplo, los de Penneo, Fully Accountable, Shoeboxed, Bajaj Finserv, ResearchGate, entre otros.
Si bien muchos de ellos no son de firmas de contadores, tienen en común que ofrecen soluciones para la puesta en funcionamiento de la contabilidad digital.
Lo anterior es suficiente. Baste con añadir las 8 razones por las cuales la contabilidad digital es el futuro, tal y como las menciona Murad Jaffery en un artículo que con el título de 8 Reasons Why Digital Accounting is The Future [8 razones por las cuales la contabilidad digital es el futuro] publicó el 1 de mayo de 2023:
1. Hace que la contabilidad sea fácil, eficiente y rentable
2. Impulsada por IA para automatizar actividades
3. Permite almacenamiento permanente de los registros
4. Se integra bien con otras plataformas
5. Minimiza la huella ambiental
6. La popularidad de la computación en la nube
7. El auge de la tecnología de la cadena de bloques
8. La tendencia del trabajo remoto
Cinco pasos sencillos para la transición
Me gustó la forma como Nick Ivins, de DocuWare, en su artículo titulado Digital Accounting: Mastering the Transition in 5 Simple Steps [Contabilidad digital: Dominando la transición en 5 pasos sencillos] que publicó el 18 de diciembre de 2023, aborda de manera sencilla los pasos requeridos para hacer la transición.
Deja claro que:
La contabilidad digital es parte integral del panorama contable y ha transformado la manera como los negocios operan y administran sus finanzas.
Los métodos tradicionales de gestión de los datos financieros mediante el uso de hojas de cálculo e ingresos manuales están cambiando para mantenerse al día con las demandas de la tecnología moderna.
Si bien plantea la pregunta de ¿Qué es contabilidad digital?, no logra dar una respuesta concreta sino unas aproximaciones:
La contabilidad digital se refiere a las maneras como los procesos de contabilidad son completados usando métodos electrónicos.
Los registros de la contabilidad digital son creados, transferidos, administrados y almacenados en una localización central en la nube, permitiendo que los contadores encuentren y administren todos los datos financieros dondequiera que se encuentren.
La transformación digital en contabilidad facilita el proceso, la administración y la automatización de las facturas, haciendo más fácil que los contadores administren los libros de facturas, asegurando que los pagos se hacen oportunamente y los registros son archivados de manera efectiva.
Agrega que:
“Esto está alineado con los planes del Gobierno del Reino Unido para digitalizar el sistema tributario, lo cual tiene la intención de reducir la cantidad de impuestos perdidos por errores y hacer que el sistema tributario sea más eficiente para los negocios y para los particulares. Está previsto que esto sea introducido gradualmente a partir de abril de 2026”.
Anota que la contabilidad manual es cosa del pasado y señala que son nueve los beneficios principales de la contabilidad digital: (1) Incrementa la eficiencia y el ahorro de tiempo; (2) Mitiga el error humano; (3) Mejora la seguridad de los datos; (4) Centraliza el almacenamiento de los datos; (5) Automatiza el proceso de copias de respaldo; (6) Automatiza los procesos de facturación; (7) Reduce costos; (8) Escala su negocio con facilidad; y (9) Mejora la sostenibilidad del negocio.
Quizás la mejor parte de este artículo es la que titula “5 pasos para digitalizar su contabilidad”. Tales pasos son:
1. Valore los procesos actuales e identifique las necesidades digitales
2. Escoja el software o la plataforma de contabilidad correcto/adecuado
3. Entrene al personal y a los stakeholders sobre el nuevo sistema
4. Migre los datos
5. Regularmente actualice y audite el sistema digital para su optimización
International Journal of Digital Accounting Research
La investigación en el área de la contabilidad digital no es nueva. Actualmente se dispone de un cuerpo interesante de publicaciones académicas que, debe reconocerse, tiene los problemas arriba mencionados de que hay avances importantes en los subprocesos intermedios y finales, pero no tanto en los subprocesos iniciales.
Una muy buena muestra de ello se encuentra en el International Journal of Digital Accounting Research (IJDAR), una revista digital española publicada en inglés con el respaldo de la Universidad de Huelva, la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) y The State University of New Jersey (RUTGERS). Se describe a sí misma como:
“Una revista de acceso abierto fundada en el año 2001. La IJDAR cubre de manera comprensiva la frontera de las tendencias en contabilidad y tecnologías de la información. La intención de IJDAR es contribuir a avanzar el conocimiento y el entendimiento tanto de la teoría como de la práctica en la contabilidad digital, mediante promover investigación aplicada y teórica de alta calidad. La IJDAR es una revista crecientemente importante para el desarrollo de aplicaciones digitales para la teoría y la práctica de la contabilidad digital. La audiencia principal de esta publicación comprende académicos, estudiantes de posgrado, profesionales en ejercicio y yodos los otros interesados en la investigación en contabilidad digital. La revista da la bienvenida y fomenta artículos provenientes tanto de profesionales en ejercicio como de académicos”. [Traducción de SAMantilla]
Tiene la ventaja de ser especializada en contabilidad digital y deja ver el estado del arte, si bien otras revistas especializadas también tocan temas relacionados.
Ha publicado varios artículos interesantes:
Digitizing Financial Reports – Issues and Insights: A Viewpoint. Charles Hoffman and María Mora Rodríguez. June 2013. Afirma que, si bien la era de la presentación digital de reportes financieros ha llegado, todavía persisten muchas cuestiones relacionadas con cómo realmente funciona y qué se necesita hacer para que funcione de la manera adecuada. Insiste en que tecnologías tales como XBRL tienen que ser bien entendidas para aprovechar su poder. Resalta la contribución que la profesión contable puede hacer para el logro exitoso y adecuado de la presentación digital de reportes financieros.
Visualizing Basic Accounting Flows: Does XBRL + Model + Animation = Understanding? Byron Marshall, Kristian Mortenson, Amy Bourne and Kevin Price. March 2010. Anota que XBRL (eXtensible Business Reporting Language) es útil para facilitar el compartir eficiente de los datos y que su uso generalizado también promete apoyar procesos de análisis financiero más efectivos, en función de lo cual explora una herramienta de visualización de datos basada-en-XBRL.
Digital Reporting Formats: Users’ Perceptions, Preferences and Performances. Erlane K Ghani, Fawzi Laswad and Stuart Tooley. July 2009. Estudia las percepciones que tienen los usuarios de tres formatos para la presentación digital de reportes: PDF, HTML y XBRL. Los resultados señalan que las percepciones que los usuarios tienen respecto de la utilidad de los formatos difieren de manera importante. Concluye que para fomentar las formas más avanzadas de la presentación digital de reportes se necesita también que los usuarios sean más conscientes de los beneficios a obtener de las diferentes formas de presentación de reportes.
From an Object-Oriented Approach to the Financial Reporting: An Open Architecture. Clara Silveira, Rute Abreu, Fátima David. June 2007. Bastante técnico, este artículo desarrolla un enfoque orientado-a-objetos (O-O) como una arquitectura abierta para la presentación de reportes financieros basada en la notación del Unified Modelling Language (UML) y la herramienta Rational Rose®. Anota que, si bien los resultados muestran que es aplicable a cualquier empresa, todavía es necesario elaborar un prototipo que responda a las necesidades del mercado.
On Classifying Digital Accounting Documents. Chih-Fong Tsai. June 2007. Se refiere a la problemática arriba mencionada de la digitalización de los subprocesos iniciales. Señala que los avances en las tecnologías de computación y multimedias permiten que muchos documentos de contabilidad (facturas, órdenes de compra, cheques, fotografías, cuadros, diagramas, etc.) sean digitalizados con poco costo para el almacenamiento y acceso efectivos. Esto implica mecanismos para gestionar documentos digitales de contabilidad (semiestructurados) para uso en los sistemas de información, particularmente de contabilidad.
Algunas curiosidades
Los procesos relacionados con la contabilidad digital avanzan en distintas direcciones que dejan ver, entre otras cosas, algunos elementos curiosos que necesitan exploración cuidadosa. Algunos de ellos son:
The Institute of Chartered Accountants of India creó la Digital Accounting and Assurance Board (DAAB), la cual ha estado emitiendo documentos de conceptos, e-learning y algunos webinar.
La Universidad del CEMA (UCEMA), de Buenos Aires, ofrece un Posgrado en Digital Accounting.
La Atlantic Technological University ofrece un Bachelor of Science (Honours) in Digital Accounting
KPMG ofrece un Digital Accounting Manual
En Londres hay una feria internacional, el Digital Accountancy Show 2024 - Digital Accountancy, organizada por Digital Accountancy
ACCA – Think Ahead, desde marzo de 2020 promueve las habilidades digitales del contador digital en un mundo transformado
Ciertamente la anterior lista es incompleta. Faltan detalles de otros aportes.
A manera de síntesis
Si bien hay avances importantes en los subprocesos intermedios y finales de la contabilidad digital, todavía persisten problemas teóricos y prácticos no resueltos en los subprocesos iniciales: ¿Cómo digitalizar la transacción, el contrato o el riesgo en sus inicios?
Hay propuestas relacionadas con la digitalización de los documentos fuente (facturas, cheques, etc.), pero todavía no se ha abordado plenamente lo relacionado con la digitalización de las transacciones, los contratos y los riesgos en sus inicios. Ciertamente algo que va más allá de la digitalización de documentos.