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Por John Hughes – Problemas recientes en la contabilidad del software desarrollado internamente, o: ¡Violación!
Documento original: Recent issues in accounting for internally developed software, or: violation!
La Ontario Securities Commission [OSC] y el Royal Bank of Canada [RBC] recientemente llegaron a un acuerdo en virtud del cual el banco acordó hacer a la OSC un pago voluntario de $2,000,000.
Derivado de la misma conducta, el banco acordó pagar $2,000,000 a la Autorité des Marchés Financiers de Québec, y $8,000,000 a la SEC de Estados Unidos (si bien recibe un crédito de compensación relacionado con los $4 millones pagados a los canadienses). Aquí está cómo el boletín de prensa resumió el problema subyacente:
“Por un tiempo prolongado, RBC registró los costos de sus proyectos de software desarrollado internamente de una manera que era inconsistente con los estándares de contabilidad existentes y contrario a la ley de valores de Ontario”, dijo Jeff Kehoe, Director of Enforcement at the OSC. “Los requerimientos sobre libros y registros con un componente crítico de nuestro trabajo de cumplimiento y aplicación de la ley, y fallas de larga data como esas menoscaban la confianza del inversionista en los mercados de capital de Ontario”.
La OSC alega que, desde 2008 hasta 2020, los libros y registros de RBC, así como los controles y procesos internos de contabilidad, eran deficientes. Alegó que RBC de manera incorrecta registró como activos intangibles ciertos costos relacionados con proyectos de software desarrollado internamente, cuando debía haber sido llevados al gasto. La OSC adicionalmente alega que RBC careció de los controles y procesos necesarios para de manera efectiva identificar y reportar los activos deteriorados asociados con el desarrollo de este software.
La OSC no alega, y no encuentra evidencia de, conducta deshonesta o abusiva por parte de RBC. Adicionalmente, la investigación no descubrió evidencia de daño o pérdida para los inversionistas, y no hubo impacto material en los estados financieros de RBC. RBC ha realizado acciones correctivas diseñadas para abordar las deficiencias y prevenir la recurrencia de eventos similares en el futuro.
La declaración de alegatos proporciona más detalle:
Según las reglas de contabilidad, ciertos costos asociados con la creación de tal software desarrollado internamente [internally developed software (IDS)] pueden ser elegibles para capitalización y registrados como activos intangibles en el balance general de RBC, más que ser registrados como gastos. Sin embargo, tales costos tienen que satisfacer ciertos criterios que incluyen que se relacionen con el desarrollo de activos que, entre otras cosas, se espere generen beneficios económicos futuros.
El IDS incluye todas las aplicaciones de software desarrolladas usando personal de RBC y otros recursos internos, en oposición a la compra a un tercero de una aplicación “lista para usar”.
Si bien no hubo impacto material en los estados financieros de RBC, los libros y registros de RBC, así como los controles y procesos internos de contabilidad relacionados con la capitalización del IDS fueron deficientes dado que fallaron en proporcionar respaldo para los costos de IDS capitalizados por RBC.
Durante muchos años, RBC aplicó un expediente práctico por el cual agregó los costos de sus proyectos más pequeños de IDS en un solo conjunto y capitalizó esos costos mediante la aplicación de una sola tasa de capitalización a todos los proyectos contenidos en el conjunto (el método del conjunto [Pool Method]). El método del conjunto tuvo una serie de deficiencias de control y procesos. Desde 2008 hasta 2020, RBC incluyó proyectos en el conjunto que no eran elegibles para capitalización. También, durante este período, el método del conjunto sufrió de deficiencias adicionales:
o (a) Desde 2008 hasta 2016, RBC estimó la tasa de capitalización en 78% con limitado análisis de respaldo; y
o (b) Comenzando en 2017, RBC instituyó un “estudio de tasa” para determinar si su uso continuado de la tasa de capitalización del 78% continuaba siendo apropiado. Los estudios de tasa tuvieron la intención de ser un control clave en el proceso de estimación de la capitalización del costo de IDS de RBC, pero los estudios no eran confiables y no proporcionaron suficiente respaldo para la tasa de capitalización del 78% debido a una serie de deficiencias con relación a inputs clave del estudio y la carencia de documentación para respaldar los costos del proyecto.
Finalmente, RBC también careció de controles y procedimientos efectivos para la valoración y amortización del deterioro, lo cual resultó en que RBC mantuviera activos de IDS capitalizados en los programas más grandes (definidos como proyectos que se estima cuestan más de $5 millones; esto fue incrementado a más de $10 millones en 2020) en su balance general a su valor total en libros cuando esos activos debían haber sido amortizados con el tiempo comenzando cuando se volvieron disponibles para uso, o castigo, si estuvieran deteriorados.
Como todos estos casos, es una lectura interesante, así sea solo como punto de referencia para preparadores y auditores sobre lo que no se debe hacer. Siempre es impresionante cuando los reguladores pueden acceder a los estados financieros y a los sistemas de las compañías más grandes y complejas e identifican una violación. Por otra parte, es difícil entusiasmarse demasiado con una deficiencia de libros-y-registros que no resultó en una declaración material de cualquier tipo. Además, si un usuario enumerara todos los elementos de los estados financieros de un banco en orden de importancia y relevancia para la toma de decisiones, el software capitalizado habría estado cerca de la parte baja (la cantidad de IDS capitalizado llegó a $1.3 billones para 2022, pero eso es relativo frente al total de activos de $1.9 trillones). Lejos de menoscabar la confianza del inversionista, el centro de atención puesto en tal problema de segundo nivel (por muy aplaudido que sea) podría parecer transmitir que el estado general de la presentación de reportes canadienses (al menos en la medida en que los reguladores pueden lidiar con ella) no puede ser demasiado malo…
Las opiniones expresadas son solamente las del autor.
Esta traducción no ha sido revisada ni aprobada por el autor.