De la tradición a la transformación contable
Noviembre 10, mayo 17 o marzo 1, y los procesos innovadores en finanzas y contabilidad
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Por Samuel Mantilla - De la tradición a la transformación contable. Noviembre 10, mayo 17 o marzo 1, y los procesos innovadores en finanzas y contabilidad
Muy buena acogida tuvo el artículo que traduje de John Hughes Día internacional de la contabilidad - ¡Vamos de fiesta! Si bien a algunos les interesó la celebración, otros muestran su interés por qué es lo que se celebra.
Según sea la perspectiva que se adopte, las respuestas y las conclusiones varían. Ello se ve claro cuando se analiza el pasado, el presente y el futuro de la contabilidad (= la disciplina) y de los contadores (= la profesión).
Para las mayorías está claro que el 10 de noviembre es el Día Internacional de la Contabilidad porque se celebra que ese día de 1494 fue publicado en Venecia el primer libro de Luca Pacioli titulado Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita [Suma de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad].
No está claro cuál es el Día Internacional de los Contadores porque ello depende de las distintas jurisdicciones y agremiaciones:
Marzo 1: Colombia
Abril 14: Nicaragua
Abril 25: Brasil
Mayo 17: Asociación Interamericana de Contabilidad
Mayo 25: México
Julio 19: Bolivia
Septiembre 11: Perú
Septiembre 13: Chile
Septiembre 27: Venezuela
Noviembre 10: Estados Unidos, Canadá y Australia
Diciembre 17: Argentina
La anterior enumeración deja por fuera muchas jurisdicciones, principalmente porque faltan datos confirmados. Ello se debe a divergencias en si es contador general (tenedor de libros), contador de costos/gestión, perito contador, o contador público. España, Italia, Francia y demás países europeos se inclinan por el 10 de noviembre, pero no es fácil confirmar esas fechas. Guatemala, por ejemplo, diferencia entre el Día del Contador Público y Auditor (junio 1) y Día del Perito Contador (enero 29).
En resumen, si bien hay una general aceptación de que el Día Internacional de la Contabilidad es el 10 de noviembre, no la hay respecto del Día Internacional del Contador.
¿Cuál es la causa para estas diferencias? ¿Posiblemente porque la disciplina (= la contabilidad) une, pero el ejercicio profesional (= la contaduría) divide?
Digo posiblemente porque si se analiza la disciplina, hay acuerdo respecto del origen de la celebración (la publicación de la Summa de Luca Pacioli), pero no hay acuerdo respecto de su implementación: la división principal entre los contadores, según mi entender, se debe a que unos se aferran a las prácticas tradicionales (teneduría de libros por partida doble, registro manual/digitado, presentación en o tipo papel) y otros avanzan con prácticas transformadoras (R2R, principalmente, pero también P2P y Q2C).
Si bien los Estándares IFRS de Contabilidad (y también los US GAAP) pretenden se puedan implementar en esos dos tipos de prácticas, la efectividad de ello depende de la tecnología que se implemente de manera intensiva para ello.
Las que sí están completamente desfasadas son las prácticas ancestrales que algunos, con fines claramente políticos e ideológicos quieren hacer presentar como que eran mejores a lo que hoy tenemos.
R2R, P2P y Q2C son términos familiares para quienes están implementando las prácticas transformadoras. Hacen referencia a:
Record-to-Report Process (R2R): Proceso de registro a reporte
Procure-to-pay (P2P): Proceso de adquisición a pago
Quote-to-cash (Q2C): Proceso de cotización a efectivo
Tienen en común que usan un lenguaje de procesos, en un contexto de cadena de valor, con uso intensivo de las tecnologías digitales actualmente disponibles. Vale la pena recordar que la implementación de los recientes estándares de reportes financieros relacionados con la sostenibilidad y el cambio climático (tanto por la vía de los IFRS S1 y S2 como de los ESRS)[1] debe realizarse con estos mismos instrumentales.
Se volvió un imperativo pasar de las prácticas tradicionales a las prácticas transformadoras. Ello ha impactado incluso la relación entre finanzas y contabilidad. Algunos usan las expresiones ‘viejas finanzas’ y ‘nuevas finanzas’:
Las viejas finanzas están principalmente centradas en la presentación de reportes financieros (cumplimiento y administración de costos). La contabilidad es manual/digitada y basada en papel. Depende principalmente de datos históricos.
En las nuevas finanzas los socios estratégicos de negocio se centran en creación de valor, innovación y crecimiento. La contabilidad está automatizada y basada en la nube (sistemas con acceso en tiempo real a los datos financieros. Usa analíticas predictivas y modelación avanzada, pronósticos continuos.
Pueden enumerarse muchas más diferencias. La pregunta por responder es: ¿tradición o transformación contable?
Procesos innovadores en finanzas y contabilidad
Con una perspectiva bastante interesante, el pasado 9 de octubre de 2023 Vineet Jain publicó en Strategic Finance (revista del Institute of Management Accountants) un artículo que tituló Innovative Processes in Finance and Accounting [Procesos innovadores en finanzas y contabilidad].
Su afirmación central dice[2]:
La adopción de tecnologías innovadoras puede llevar a procesos optimizados, perspectivas en tiempo real, y centro de atención incrementado puesto en la planeación estratégica.
Agrega:
En los últimos años, las innovaciones en finanzas y contabilidad han revolucionado las operaciones, y tendencias importantes están renovando toda la función financiera. En todos los procesos de finanzas y contabilidad, ya sea teneduría de libros, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, o incluso analíticas complejas, una tendencia notable es la adopción de la automatización y la inteligencia artificial. Esas tecnologías innovadoras tienen el potencial inquebrantable de revolucionar las finanzas y la contabilidad.
Si bien se refieren a la adopción de la automatización y la inteligencia artificial, tales innovaciones corresponden a:
Desafíos que generan la inteligencia artificial y las tecnologías innovadoras: Calidad e integración de datos; Adopción y administración del cambio; Seguridad cibernética y privacidad de datos; Alto costo inicial; Complejidad y experticia técnica; Resultados incorrectos.
Desarrollo de la próxima generación de profesionales de finanzas y contabilidad: Adquirir habilidades analíticas de datos; aprender lenguaje de consulta estructurado (SQL) y codificación; Acoger la inteligencia artificial y el aprendizaje de máquina; Adoptar herramientas de automatización; Mejorar comunicación y colaboración; Mantenerse al día de los cambios regulatorios; Desarrollar una mentalidad de liderazgo e innovación.
Actividades no impactadas, o menos impactadas, por la inteligencia artificial: toma de decisiones estratégicas, administración de relaciones, análisis financiero complejo, cumplimiento regulatorio, y solución innovadora de problemas.
La parte central del análisis de este artículo es la que se refiere a la innovación en el proceso de registro-a-reporte [Record-to-Report Process (R2R)], que es la parte central/nuclear de la contabilidad, que en lenguaje de los Estándares IFRS de Contabilidad (y de los US GAAP) se resume como reconocimiento, medición, presentación y revelación.
El problema principal de las prácticas tradicionales de contabilidad es que se quedan estancadas en el registro (partida doble, libros de contabilidad, plan de cuentas) y las demás partes del proceso quedan en el vacío porque dependen de tecnologías manuales (cuya máxima expresión es la digitación) y en papel (solo se puede consultar en formato tipo papel, esto es, en dos dimensiones).
Vineet Jain dice claramente:
La innovación en el proceso registro-a-reporte (P2R) mejora la eficiencia operacional. Con las tareas rutinarias y manuales siendo automatizadas, los equipos de finanzas pueden asignar más tiempo a análisis estratégico, interpretación de datos, y apoyo a las decisiones. Esta transformación fomenta una cultura de mejoramiento continuo y empodera a los profesionales de finanzas para que proporcionen perspectivas valiosas que orienten el crecimiento del negocio. Esto también ayuda a las organizaciones a aprovechar los beneficios de operaciones optimizadas, costos reducidos, exactitud mejorada de los datos, y un enfoque más ágil para la administración financiera.
Muestra los resultados de una encuesta que analizó los mayores desafíos de los subprocesos involucrados en P2R: conciliaciones (30%), administración del cierre (27%), intercompañía (13%), concordancia de transacciones (12%), asientos de diario (10%), y cumplimiento (8%).
Su análisis se hace más valioso dado que detalla los desafíos involucrados con: (1) Proceso de asientos de diario; (2) Conciliación de cuentas del balance general; y (3) Cierre de fin de mes.
Dedica una parte importante a la innovación en el proceso de cuentas por pagar:
El campo de las cuentas por pagar ha experimentado una transformación importante con la integración de tecnologías innovadoras, particularmente en órdenes de compra automatizadas, facturación, y procesamiento de pago de proveedores. Los procesos manuales en cuentas por pagar a menudo involucraron documentación basada-en-papel, ingreso manual de datos, y largos flujos de trabajo de aprobación. La automatización, la inteligencia artificial y las plataformas digitales han revolucionado cómo los negocios administran sus cuentas por pagar, mejorando la eficiencia, la exactitud y los ahorros de costos; automatizan y agilizan el proceso de cuentas por pagar; y permiten un enfoque más estratégico para la administración financiera. El futuro de las cuentas por pagar con tecnologías innovadoras apoya ganancias de eficiencia, relaciones mejoradas con los proveedores, y oportunidades para roles más estratégicos y proactivos para los profesionales de finanzas.
Proceso de adquisición a pago
Con relación al proceso de Proceso de adquisición a pago [Procure-to-pay (P2P)], Vineet Jain resalta que la innovación en este proceso está remodelando la manera como las organizaciones administran cada paso, desde la aprobación de los proveedores hasta el pago de las facturas, dejando a un lado una enorme cantidad de papeleo manual, problemas de comunicación y un extenso ciclo de aprobación.
Ofrece detalles relacionados con aprobación de proveedores, administración de órdenes de compra, y proceso de recepción de bienes. Sin lugar a duda, logros basados en las nuevas tecnologías disponibles. Pasos importantes relacionados con salir de lo tradicional y avanzar en las transformaciones contables.
Proceso de cotización a efectivo
Vineet Jain no hace referencia al Proceso de cotización a efectivo [Quote-to-cash (Q2C)], que es el otro proceso financiero y contable que está siendo fuertemente impactado por la innovación derivada de la implementación de las nuevas tecnologías digitales.
Q2C hace referencia a todo el ciclo de ventas, desde configuración del producto y generación de cotizaciones hasta cierre del negocio y administración de los ingresos ordinarios. Incluye los siguientes aspectos del proceso: (1) configuración y fijación del precio del producto; (2) compartir la cotización con el cliente; (3) creación, negociación, y ejecución del contrato; (4) aceptación del negocio por parte del cliente; (5) pedido y cumplimiento del producto; (6) facturación; (7) reconocimiento de ingresos ordinarios; y (8) renovaciones.
Enfoques y soluciones
Conocer las diferencias entre R2R, P2P y Q2C es esencial dado que las soluciones que se encuentran en el mercado están asociadas con marcas comerciales reconocidas. Si bien es clara la búsqueda de agilidad y eficiencia, es definitivamente importante entender los alcances de las distintas soluciones porque, en muchos casos, están atadas a otros productos de la misma marca.
El lector interesado puede analizar los enfoques y ofertas relacionadas con Microsoft, Genpact, Garnet, TaxGuru, SAP, y WNS, entre otros. Cada una de las redes de contadores (globales y del nivel medio) también ofrecen sus propias soluciones sobre el particular.
El reclamo tradicional
Vineet Jain no hace referencia a la principal crítica que los contadores tradicionales hacen a P2R, referida a que no siempre el proceso es rigurosamente por partida doble, debido en buena parte a que las actividades comerciales y de mercadeo a veces la pasan por alto. Esto se agudiza con la implementación de R2R y Q2C.
También reclaman que se pierde la trazabilidad porque al eliminar los flujos en papel se pierde la posibilidad de realizar auditorías que realmente comprueben cómo han ocurrido las transacciones.
Estas críticas, y otras que están asociadas con ello, no tienen fundamento y mucho menos futuro. La transformación de las finanzas y de la contabilidad es una realidad (ciertamente, principalmente en las empresas grandes y más grandes) y la implementación de las nuevas tecnologías es irreversible en estos procesos.
Corresponde a los contadores tradicionales evolucionar incorporando las nuevas tecnologías para aprovecharlas de manera eficiente.
Desde la perspectiva contable, tanto tradicional como de transformación, el mejor aliado es el IFRS 15 (NIIF 15) Ingresos ordinarios derivados de contratos con los clientes. Contiene el enfoque de cadena de valor y de procesos (no tanto de transacciones), que es el que está dinamizando estas cosas. Pero no es útil leer e implementar el IFRS 15 con un enfoque de cumplimiento normativo y tributario. Las cosas van por otros caminos.
[1] Vea: ¿IFRS-S o ESRS? Materialidad financiera y doble materialidad generan diferencias que complican la implementación y ¡Es una realidad la integración de los ESRS en la estructura legal europea! La doble materialidad no da más espera.
[2] El artículo está escrito en original. Las citas que se ofrecen son traducciones realizadas por SAMantilla.